沐鸣2平台學生檔案管理規定
發布時間： 2023-03-18 14:44
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沐鸣2平台學生檔案管理規定
（2007年8月10日院長辦公會議討論通過）
為進一步加強學生檔案管理，完善學生檔案建檔、保管👨👧👦、利用和投遞等工作程序，特製定下列學生檔案管理規定。
一、學生檔案管理範圍
1．凡國家計劃內招收的學生檔案。
2．學生未畢業，因某種原因中途離校的學生檔案。
3．學生畢業後，未找到工作💆🏽♀️，因某種原因滯留的學生檔案🤵🏽。
二、學生檔案歸檔範圍
1．高中（中專）階段檔案🙅♂️，高考報名登記表以及高考報名誌願表💆🏽；
2．學生登記表👂🤾🏻、畢業生登記表；
3．成績（學年成績💆🏽♂️、軍訓成績、教育實習成績）；
4．總結（鑒定）；
5．證明材料；
6．政審結論；
7．黨（團）籍材料；
8．獎（懲）材料💆🏻；
9．健康體檢表；
10．就業報到通知書🤬；
11．其他可供組織參考的有保存價值的材料。
三、學生檔案歸檔時間
1．各院（系）輔導員在新生入學後兩個月內將新生檔案、黨（團）籍材料等收齊🌗，按歸檔要求進行整理。
2．每年度11月中旬各院（系）輔尋員為新生開始建立檔案。
3．各院、系輔導員把檔案整理完畢後，到學生處領取新檔案袋🧚🏿♀️，在新檔案袋上☪️，按學號順序標好學生的姓名💅🏻🌿、專業、檔案編號（學號）🀄️👩🏻🏭。然後在每個學生的檔案中，附一份檔案目錄。
4．新生入學後👩🏿🏭，檔案未能及時到達的，由學生本人負責到原教育管理部門或沐鸣2索要，必須在三個月內交學生處💂♂️🛠，否則後果自負。
5．學生的獎（懲）材料每學期末前歸檔。
6．學生的入黨材料在其被批準轉正後的半個月內歸檔；團員的入團材料在其被批準後的半個月內歸檔🚶♀️。
7．《社會實踐評定表》、《勞動成績登記表》均應在社會實踐、勞動結束後一個月內歸檔🧑🏫。
8．學生登記表、高校畢業生登記表🧎🏻♀️➡️、成績檔案👨🏻🦽、體檢表等材料均由各院（系）輔導員在學生離校前統一歸檔👩🏻。
四、學生檔案歸檔材料要求
1．必須是辦理完畢的正式文件材料💃🏼。
2．必須完整齊全💅、真實、文字清楚、對象明確🗞，寫明承辦單位及時間。
3．必須手續完備，凡規定應由組織審查蓋章的，須有組織蓋章。組織鑒定、審查結論（復查結論）🏄🏿♂️、處分決定、民主評議和組織考核形成的綜合材料等，須經本人見面簽字。
4．檔案材料一律用藍黑墨水筆填寫。
5．學生因某種原因提前離校或退學，要將有關材料及時歸檔👩🏼🔬，任何單位和個人不得將其材料隨意銷毀或丟失。
五、學生檔案的利用
1．學生檔案屬機密文件，一般不予借出🐎，如必須借出使用時🐮，時間一般不得超過七天，期滿後應及時歸還。借出後不得塗改，不得少頁增頁。檔案管理人員應在借出者歸還檔案時和借閱者核對✸✦、清點檔案內材料。
2．外單位人員（用人單位或特殊事情）需要查閱學生檔案🐓，利用者必須持單位介紹信和查閱人的身份證👨🏻✈️，任何個人不得查閱和借閱個人及其直系親屬的檔案。
3．凡是查閱和借閱本院學生檔案✯，利用單位必須是主管學生工作人員👂，因工作需要可查、借閱學生檔案，必須嚴格遵守保密製度和閱檔規定，嚴禁拆卸、塗改、圈劃、折疊、批註、抽取和撤換檔案材料。要註意保護檔案，不得損壞。
4．查閱借閱學生檔案的單位，不得擅自拍攝復製檔案內容⏲。因工作需要利用檔案材料取證💬😢，必須由主管學生工作的領導批準，方可復製拍攝🎳。
六、學生檔案的轉遞
轉遞工作分集中發檔和平時發檔兩種形式💇🏼。
1．集中發檔：每屆畢業生派遣完👩🏽🌾，各院（系）派人集中發檔。分為裝、轉兩個程序。裝封由各院（系）負責🙆♂️；轉遞由學生處以機要形式負責轉遞。
2．平時發檔🤵🏽♂️：由學生處工作人員完成，發檔時必須持有調檔函或就業通知書，按調檔函或就業通知書上所標地址和單位以機要形式發出🫅🏽，不得郵寄或自帶🎤。
3．自動退學🦴、開除學籍的學生檔案🧲，學生本人可將檔案自行帶走🤛，由工作人員做好登記。
4．檔案轉出一個月後未收到者，可通過沐鸣2介紹🤷🏻♂️♐️，按郵寄“機要編號”到長春市機要局查詢。
5．轉出的檔案材料如因特殊情況遺失，應與學生處取得聯系🔛，確認檔案丟失後，經學院負責人批準後🧑🔧🥵，方可重新建檔。
七、收取檔案管理費
學生在校期間不收檔案管理費🤷🏿。學生畢業後因欠費、或未找到工作等原因滯留的檔案。從畢業時開始，無償保管兩年📅⛹️♂️，兩年後🗳，每月收取檔案代管費15元，一年收取180元。
本規定於2007年9月1日起執行。
